- El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
- El lugar donde se custodia dicho fondo.
- La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
En la informática...
Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits almacenado en un dispositivo.Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. Los archivos informáticos se llaman así porque son los equivalentes digitales de los archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático.
Las principales características de esta estructura son:
- Independencia de las informaciones respecto de los programas.
- La información almacenada es permanente.
- Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos.
- Gran capacidad de almacenamiento.
Clasificación de los Archivos
Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:
Permanentes o Maestros
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.
De Movimientos
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.
De Maniobra o Trabajo
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.
SEGÚN SU FUNCIÓN
Se define por:
a.- Archivos Permanentes: son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
c.- Archivo de Maniobra o Transitorio: son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
SEGÚN SUS ELEMENTOS
Los principales archivos de este tipo son:
Archivo de Entrada: una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.
Archivo de Salida: una colección de información visualizada por la computadora.
Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
Archivos de Movimiento o Transacciones: son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
Archivos de Maniobra o Transitorios: son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
Secuenciales: los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo, de tal forma que para leer un registro se leen todos los que preceden.
Directo: cada registro puede leerse / escribirse de forma directa solo con expresar su dirección en el fichero por él numero relativo del registro o por transformaciones de la clave de registro en él numero relativo del registro a acceder.
Por Índice: se accede indirectamente a los registros por su clave, mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la dirección relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro.
Dinámico: es cuando se accede a los archivos en cualquier de los modos anteriormente citados.
La elección del método esta directamente relacionada con la estructura de los registros del archivo y del soporte utilizado.
Secuenciales: archivo de texto que debe ser leído del principio hasta el final.
Acceso Directo: permite procesar o acceder a un elemento determinado y referencia directamente por su posición en el soporte de almacenamiento (Turbo Pascal permite este acceso.
Aleatorios: es un archivo con registros de un mismo largo. Un programa puede accesar directamente cualquier registro sin tener que leer los registros previos.
Binarios: es un archivo que lee byte por byte sin asumir ninguna estructura.
Los archivos Binarios no son un nuevo tipo de archivo, pero si una nueva forma de manipular cualquier tipo de archivo. Las técnicas de archivo binarios permiten leer o cambiar cualquier byte de un archivo. Son herramientas extremadamente potentes, pero como toda herramienta potente debe manejarse con cuidado.
Creación de un fichero
El objetivo de esta operación es permitir a los usuarios la creación de nuevos ficheros. Mediante esta operación se indican las propiedades y las características del fichero para que el sistema de ficheros pueda reconocerlo y procesarlo. En el proceso de creación del fichero debe registrarse la información necesaria para que el sistema pueda localizar el fichero y manipular sus registros lógicos. Para ello, el método de acceso debe obtener información sobre el formato y el tamaño de los registros lógicos y físicos, la identificación del fichero, la fecha de creación, su posible tamaño, su organización, aspectos de seguridad, etc.
Cierre de un fichero
Esta operación se utiliza para indicar que se va a dejar de utilizar un fichero determinado. Mediante esta operación el método de acceso se encarga de "romper" la conexión entre el programa de usuario y el fichero, garantizando la integridad de los registros. Al ejecutar esta operación, el sistema se encarga de escribir en el dispositivo de almacenamiento aquella información que contienen los búfer asociados al fichero y se llevan a cabo las operaciones de limpieza necesarias. Tras cerrar el fichero, sus atributos dejan de ser accesibles para el método de acceso. El único parámetro necesario para realizar esta operación es el identificador del fichero devuelto por el método de acceso al crear o abrir el fichero. Los errores que se pueden producir al cerrar un fichero son los siguientes:
Borrado de un fichero
Esta operación elimina un fichero del directorio o tabla de contenidos correspondiente. El lenguaje de comandos del sistema operativo dispone de un comando para eliminar el identificador del fichero de la tabla de contenidos.
Extensión del fichero
Hace unos años solían usarse cintas magnéticas para realizar copias de seguridad. También se usaban otros medios de almacenamiento como discos compactos grabables, unidades Zip, etcètera.
No obstante en la actualidad han cobrado mucho auge las memorias flash, dispositivos con mucha capacidad de almacenamiento que tienen la ventaja de ser pequeños y portátiles; suelen usarse para guardar archivos en dispositivos pequeños como teléfonos móviles oreproductores de audio portátiles.
Para + info:
Archivo (informatica) - Wikipedia
Tipos de Archivos
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.SEGÚN SU FUNCIÓN
Se define por:
a.- Archivos Permanentes: son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
- Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
- De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.
- Históricos: contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
b.- Archivos de Movimiento: son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
c.- Archivo de Maniobra o Transitorio: son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
SEGÚN SUS ELEMENTOS
Los principales archivos de este tipo son:
Archivo de Entrada: una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.
Archivo de Salida: una colección de información visualizada por la computadora.
Archivo de Programa: un programa codificado en un lenguaje especifico y localizado o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.
Archivo de Texto: una colección de caracteres almacenados como una unidad en un dispositivo de almacenamiento.
Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
Archivos de Movimiento o Transacciones: son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
Archivos de Maniobra o Transitorios: son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
Acceso a los archivos
Se refiere al método utilizado para acceder a los registros de un archivo prescindiendo de su organización. Existen distintas formas de acceder a los datos:
Secuenciales: los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo, de tal forma que para leer un registro se leen todos los que preceden.
Directo: cada registro puede leerse / escribirse de forma directa solo con expresar su dirección en el fichero por él numero relativo del registro o por transformaciones de la clave de registro en él numero relativo del registro a acceder.
Por Índice: se accede indirectamente a los registros por su clave, mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la dirección relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro.
Dinámico: es cuando se accede a los archivos en cualquier de los modos anteriormente citados.
La elección del método esta directamente relacionada con la estructura de los registros del archivo y del soporte utilizado.
Tipos de accesos
Acceso Secuencial: exige el tratamiento de elemento, para esto es necesario una exploración secuencial comenzando desde el primer momento (Pascal permite este acceso)Secuenciales: archivo de texto que debe ser leído del principio hasta el final.
Acceso Directo: permite procesar o acceder a un elemento determinado y referencia directamente por su posición en el soporte de almacenamiento (Turbo Pascal permite este acceso.
Aleatorios: es un archivo con registros de un mismo largo. Un programa puede accesar directamente cualquier registro sin tener que leer los registros previos.
Binarios: es un archivo que lee byte por byte sin asumir ninguna estructura.
Los archivos Binarios no son un nuevo tipo de archivo, pero si una nueva forma de manipular cualquier tipo de archivo. Las técnicas de archivo binarios permiten leer o cambiar cualquier byte de un archivo. Son herramientas extremadamente potentes, pero como toda herramienta potente debe manejarse con cuidado.
Operaciones sobre ficheros completos
Las operaciones sobre ficheros completos con el fichero como unidad, sin tener en cuenta sus registros. Sin embargo, la organización del fichero y la estructura lógica de sus registros sí debe ser tenida en cuenta al operar con él.Creación de un fichero
El objetivo de esta operación es permitir a los usuarios la creación de nuevos ficheros. Mediante esta operación se indican las propiedades y las características del fichero para que el sistema de ficheros pueda reconocerlo y procesarlo. En el proceso de creación del fichero debe registrarse la información necesaria para que el sistema pueda localizar el fichero y manipular sus registros lógicos. Para ello, el método de acceso debe obtener información sobre el formato y el tamaño de los registros lógicos y físicos, la identificación del fichero, la fecha de creación, su posible tamaño, su organización, aspectos de seguridad, etc.
Apertura de un fichero
En esta operación el método de acceso localiza e identifica un fichero existente para que los usuarios o el propio sistema operativo pueda operar con él. En algunos sistemas la operación de creación no existe como tal, y es la operación de apertura de un fichero no existente, la que implícitamente, crea un nuevo fichero. Los errores que pueden producirse en la apertura de un fichero son los siguientes:
- El fichero no se encuentra en el lugar indicado (dispositivo, directorio, nombre).
- El fichero se ha localizado pero el usuario no tiene permiso para acceder al mismo.
- El fichero no se puede leer por errores en el hardware del dispositivo de almacenamiento.
Cierre de un fichero
Esta operación se utiliza para indicar que se va a dejar de utilizar un fichero determinado. Mediante esta operación el método de acceso se encarga de "romper" la conexión entre el programa de usuario y el fichero, garantizando la integridad de los registros. Al ejecutar esta operación, el sistema se encarga de escribir en el dispositivo de almacenamiento aquella información que contienen los búfer asociados al fichero y se llevan a cabo las operaciones de limpieza necesarias. Tras cerrar el fichero, sus atributos dejan de ser accesibles para el método de acceso. El único parámetro necesario para realizar esta operación es el identificador del fichero devuelto por el método de acceso al crear o abrir el fichero. Los errores que se pueden producir al cerrar un fichero son los siguientes:
- El fichero no está abierto.
- No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del fichero, debido a fallos en el hardware.
- No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del fichero por falta de espacio en el dispositivo de almacenamiento.
Esta operación elimina un fichero del directorio o tabla de contenidos correspondiente. El lenguaje de comandos del sistema operativo dispone de un comando para eliminar el identificador del fichero de la tabla de contenidos.
Extensión del fichero
Esta operación permite a los programas de usuario aumentar el tamaño de un fichero asignándole más espacio en el dispositivo de almacenamiento. Para realizar esta operación el método de acceso necesita conocer el identificador del fichero y el tamaño del espacio adicional que se debe asignar al fichero. En función de la organización del fichero, el método de acceso determinará si el espacio adicional que debe asignar debe ser contiguo al fichero o no. Mediante esta operación el atributo que indica el tamaño del fichero será modificado y se devolverá al programa de usuario con un código de estado. El único motivo para que esta operación no se lleve a cabo con éxito es que no haya suficiente espacio disponible en el lugar adecuado (no contiguo).
Almacenamiento de archivos
En términos físicos, la mayoría de los archivos informáticos se almacenan en discos duros —discos magnéticos que giran dentro de una computadora que pueden registrar información indefinidamente—. Los discos duros permiten acceso casi instantáneo a los archivos informáticos.
Hace unos años solían usarse cintas magnéticas para realizar copias de seguridad. También se usaban otros medios de almacenamiento como discos compactos grabables, unidades Zip, etcètera.
No obstante en la actualidad han cobrado mucho auge las memorias flash, dispositivos con mucha capacidad de almacenamiento que tienen la ventaja de ser pequeños y portátiles; suelen usarse para guardar archivos en dispositivos pequeños como teléfonos móviles oreproductores de audio portátiles.
Para + info:
Archivo (informatica) - Wikipedia
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